2.1. Wykaz jednostek objętych wnioskiem
W celu poznania praktyki regulacyjnej dotyczącej nagrywania posiedzeń organów właściwych w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego na uczelniach
i w instytutach badawczych oraz instytutów PAN, Fundacja Science Watch skierowała za pośrednictwem poczty elektronicznej wnioski o udostępnienie informacji publicznej związanej z przedmiotowym zagadnieniem.
We wniosku zawarto pytania dotyczące:
1) nazwy organu właściwego w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego,
2) wymogu sporządzania nagrania z posiedzeń organu właściwego w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego,
3) sposobu/miejsca przechowywania nagrań z posiedzeń organu właściwego w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego,
4) aktów prawnych regulujących zasady nagrywania i przechowywania nagrań posiedzeń organu właściwego w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego.
Wniosek wysłano do 181 rektorów, dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN, w tym: 100 rektorów uczelni (55,25%) oraz do 81 dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN (44,75%).
Były to jednostki, które na dzień 1 kwietnia 2021 r. zamieszczone były w bazie Pol-on[1], jako podmioty posiadające uprawnienia do nadawania stopnia doktora habilitowanego. Wniosek rozpowszechniano w dniach od 22 kwietnia 2021 r. do 18 maja 2021 r.
Odpowiedzi otrzymano ze 149 jednostek (82,32%), w tym: 85 rektorów uczelni (46,96%) oraz 64 dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN (35,36%).
Cztery jednostki nie odpowiedziały konkretnie na postawione pytania. Rektor Politechniki Częstochowskiej w odpowiedzi stwierdził braki formalne, a następnie umorzył postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej. Rektor Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu w odpowiedzi na wniosek stwierdził, że nie zawiera on żądania dotyczącego działania organów władzy publicznej i jego działalności. Ponadto Rektor Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu oraz Dyrektor Instytutu Biologii Medycznej Polskiej Akademii Nauk w odpowiedzi powołali się na ogólnodostępne dokumenty zamieszczone na stronach internetowych tych jednostek.
Ponadto dyrektorzy trzech instytutów: Instytutu Parazytologii, Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego oraz Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dr. med. Jerzego Nofera zwrócili uwagę, że obecnie nie posiadają uprawnień do nadawania stopnia doktora habilitowanego.
Informacje otrzymane od jednostek, które nie udzieliły konkretnej odpowiedzi na wniosek oraz wykaz instytutów, które utraciły uprawnienia do nadawania stopnia doktora habilitowanego przedstawiono w Aneksie 1.
Natomiast w Aneksie 2 przedstawiono wykaz jednostek, od których Fundacja nie otrzymała odpowiedzi na złożony wniosek.
Ostatecznie wyniki Raportu obejmują odpowiedzi uzyskane od 82 rektorów uczelni oraz 60 dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN.
2.2. Organy właściwe w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego
Pierwsze pytanie wniosku skierowanego do rektorów i dyrektorów jednostek posiadających uprawnienia do nadawania stopnia doktora habilitowanego dotyczyło wskazania organu właściwego w sprawie nadawania stopnia.
Zgodnie z art. 178 ust. 1 Prawa o szkolnictwie wyższym i o nauce stopień naukowy albo stopień w zakresie sztuki nadaje:
1) w uczelni – senat lub inny wyznaczony organ uczelni,
2) w instytucie PAN, w instytucie badawczym oraz w instytucie międzynarodowym
– rada naukowa.
ANALIZA ODPOWIEDZI REKTORÓW
Analizując odpowiedzi otrzymane od rektorów można zauważyć, że w strukturach uczelni powołane są różne organy do nadawania stopnia doktora habilitowanego. W tabeli 1. przedstawiono zestawienie liczbowe tych organów, z zachowaniem oryginalnych nazw przesłanych przez rektorów.
Tabela 1. Organy powołane do nadawania stopnia doktora habilitowanego – zestawianie liczbowe.
|
Lp. |
Nazwa organu |
Liczba uczelni |
% |
|
1. |
Rada Dyscypliny Naukowej / Rady Dyscyplin Naukowych / Rada Naukowa Dyscypliny / Rada Dyscypliny / Rady Dyscyplin / Rada Dyscypliny Artystycznej / Rada ds. Dyscypliny |
32 |
39,02 |
|
2. |
Senat |
15 |
18,29 |
|
3. |
Rada Instytutu / Rada Naukowa Instytutu / Rady Naukowe Instytutów |
5 |
6,10 |
|
4. |
Rada Naukowa / Rady Naukowe |
5 |
6,10 |
|
5. |
Rada Dziedziny / Rada Dziedziny Naukowej |
2 |
2,44 |
|
6. |
Rada do spraw nadawania Stopni / Rada do Spraw Nadawania Stopni / Rada Naukowa ds. Stopni / Rada do spraw nadawania stopni naukowych i stopni w zakresie sztuki / Rada do Spraw Stopni Naukowych |
6 |
7,32 |
|
7. |
Senat i/lub Rady Dyscyplin / Rady ds. Stopni Naukowych |
6 |
7,32 |
|
8. |
Uczelniana Komisja do Spraw Stopni / Komisja do Spraw Stopni / Komisja do Spraw Stopni Naukowych / Komisja do spraw nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego |
4 |
4,88 |
|
9. |
Komitet Naukowy |
1 |
1,22 |
|
10. |
Rada Awansów Naukowych |
1 |
1,22 |
|
11. |
Rada Naukowa Akademii |
1 |
1,22 |
|
12. |
Brak odpowiedzi |
4 |
4,88 |
|
Razem |
82 |
100,00 |
|
Jak wynika z analizy danych, organem właściwym do nadawania stopnia doktora habilitowanego w uczelniach wyższych jest najczęściej Rada Dyscypliny Naukowej.
Aż 33 uczelnie (40,74%) wskazały ten organ, choć w różnych uczelniach organ ten przyjmuje różne nazwy (Rada Dyscypliny Naukowej, Rada Dyscypliny, Rada ds. Dyscypliny i inne).
Drugim najczęściej wymienianym przez rektorów organem jest Senat.
Aż 15 uczelni (18,52%) wskazało go jako organ nadający stopień doktora habilitowanego. W wielu uczelniach funkcjonują specjalnie powołane do nadawania stopni organy, np.: Uczelniane Komisje ds. Stopni, Komitety Naukowe, Rady Awansów Naukowych i inne.
Rektorzy 4 uczelni (4,88%): Uniwersytetu Szczecińskiego, Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, Akademii Morskiej w Szczecinie i Uniwersytetu Jana Pawła II w Krakowie nie udzielili konkretnej odpowiedzi na pytanie, wskazując jako źródło informacji przepisy prawa lub stronę BIP.
ANALIZA ODPOWIEDZI DYREKTORÓW INSTYTUTÓW
Z analizy odpowiedzi otrzymanych od dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN wynika, że 56 dyrektorów (93,33%) wskazało, że organem uprawnionym do nadawania stopnia doktora habilitowanego jest Rada Naukowa Instytutu.
Dyrektor Instytutu Chemii Organicznej Polskiej Akademii Nauk wskazał, że organem powołanym do nadawania stopnia doktora habilitowanego jest Komisja ds. Postępowania w Sprawie Nadania Stopnia Doktora Habilitowanego powołana przez Radę Naukową Instytutu Chemii Organicznej PAN.
Natomiast dyrektorzy 3 instytutów (5,00%): Instytutu Filozofii i Socjologii Polskiej Akademii Nauk, Instytutu Ochrony Roślin – Państwowego Instytutu Badawczego, Instytutu Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego Polskiej Akademii Nauk nie udzielili konkretnej odpowiedzi na to pytanie.
2.3. Nagrywanie posiedzeń organów
Drugie pytanie wniosku skierowanego do rektorów i dyrektorów jednostek posiadających uprawnienia do nadawania stopnia doktora habilitowanego dotyczyło zasad sporządzania nagrań z posiedzeń organów właściwych do nadawania stopnia.
Zgodnie z art. 178 ust. 1a PSWN: „Posiedzenia właściwego organu, o którym mowa w ust. 1, mogą być przeprowadzane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających w szczególności:
1) transmisję posiedzenia w czasie rzeczywistym między jego uczestnikami,
2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której uczestnicy posiedzenia mogą wypowiadać się w jego toku
– z zachowaniem niezbędnych zasad bezpieczeństwa.
2. Decyzję, o której mowa w ust. 1, podpisuje przewodniczący właściwego organu.
3. W postępowaniach w sprawie nadania stopnia doktora oraz w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego, w zakresie nieuregulowanym w ustawie, stosuje się odpowiednio przepisy Kpa”.
ANALIZA ODPOWIEDZI REKTORÓW
Wśród otrzymanych od rektorów informacji dotyczących sporządzania nagrań można wyróżnić 3 zasadnicze grupy odpowiedzi:
- odpowiedzi rektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania nie są sporządzane, a jedynym dokumentem potwierdzającym przebieg postępowania jest protokół,
- odpowiedzi rektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania są sporządzane, jednak po pewnym czasie nagrania są usuwane, np. po sporządzeniu protokołu lub podczas kolejnego posiedzenia organu,
- odpowiedzi rektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania są sporządzane i są przechowywane przez długi czas, np. wieczyście lub przez okres trwania postępowania awansowego.
Z analizy odpowiedzi otrzymanych od 82 rektorów wynika, że:
- w 26 uczelniach (31,71%) nie sporządza się nagrań z posiedzeń organów nadających stopień doktora habilitowanego,
- w 43 uczelniach (52,44%) nagrania są sporządzane, a następnie są usuwane,
- w 13 uczelniach (15,85%) nagrania są sporządzane i są przechowywane przez długi czas lub są archiwizowane.
Wykres 1. Graficzne przedstawienie liczby uczelni sporządzających i niesporządzających nagrania z posiedzeń organów właściwych w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego.
Analizując szczegółowo odpowiedzi rektorów, można zauważyć, że w niektórych uczelniach część rad dyscyplin nagrywa i przechowuje nagrania, a pozostała część nie sporządza nagrań. Taką odpowiedź wskazał np. Rektor Politechniki Lubelskiej czy Rektor Politechniki Poznańskiej.
Część rektorów podała informację, że posiedzenia organu mogą być przeprowadzone przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i w takim przypadku dołącza się do protokołu zapis transmisji, co oznacza, że część postępowań, szczególnie prowadzonych w trybie stacjonarnym, nie musi być rejestrowana – taką informację można przeczytać na przykład w odpowiedzi rektora Uniwersytetu Opolskiego.
Zatem przedstawione dane wskazujące, że w 13 uczelniach (15,85%) sporządza i przechowuje się nagrania z posiedzeń organu właściwego w sprawie przeprowadzenia postępowania habilitacyjnego, są jedynie orientacyjne. Natomiast dane te mogą przybliżyć skalę zjawiska sporządzania i trwałego przechowywania nagrań lub usuwania nagrań już sporządzonych, a także braku nagrywania posiedzeń organu.
Szczególną uwagę należy zwrócić na to, że aż 69 rektorów (84,15%) przyznaje, że nagrania nie są sporządzane, bądź są sporządzane a następnie są niszczone.
ANALIZA ODPOWIEDZI DYREKTORÓW INSTYTUTÓW
W przypadku informacji uzyskanych od dyrektorów instytutów, podobnie jak w przypadku informacji otrzymanych od rektorów uczelni, można wyróżnić 3 zasadnicze grupy odpowiedzi dotyczące sporządzania nagrań:
- odpowiedzi dyrektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania nie są sporządzane, a jedynym dokumentem potwierdzającym przebieg postępowania jest protokół,
- odpowiedzi dyrektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania są sporządzane, jednak po pewnym czasie nagrania są usuwane, np. po sporządzeniu protokołu lub podczas kolejnego posiedzenia organu,
- odpowiedzi dyrektorów, którzy wskazali, że w zarządzanych przez nich jednostkach nagrania są sporządzane i są przechowywane przez długi czas, np. przez 50 lat są archiwizowane.
Analiza odpowiedzi otrzymanych od 60 dyrektorów instytutów wskazuje, że:
- w 17 jednostkach (28,33%) nie sporządza się nagrań z posiedzeń organów nadających stopień doktora habilitowanego,
- w 26 jednostkach (43,33%) nagrania są sporządzane, a następnie są usuwane,
- w 17 jednostkach (28,33%) nagrania są sporządzane i są przechowywane przez długi czas lub są archiwizowane.
Wykres 2. Graficzne przedstawienie liczby instytutów badawczych i instytutów PAN sporządzających i niesporządzających nagrań z posiedzeń organów właściwych w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanego.
Podobnie jak w przypadku uczelni należy zwrócić uwagę na to, że w większości instytutów, czyli aż w 43 jednostkach (71,66%) dyrektorzy przyznali, że nagrania z posiedzeń organów nie są sporządzane lub są sporządzane, a następnie są usuwane.
2.4. Sposób/miejsce przechowywania nagrań
Trzecie pytanie wniosku skierowane do rektorów i dyrektorów jednostek posiadających uprawnienia do nadawania stopnia doktora habilitowanego dotyczyło sposobu przechowywania nagrań z posiedzeń organów właściwych do nadawania stopnia.
ANALIZA ODPOWIEDZI REKTORÓW
Na wstępie należy zaznaczyć, że spośród 82 uczelni, których rektorzy odpowiedzieli na wniosek, tylko w 56 jednostkach (68,29%) nagrania są sporządzane. W tej grupie uczelni:
- 33 rektorów (58,93%)[2] wskazało sposób/miejsce przechowywania nagrań,
- 23 rektorów (41,07%)[3] nie udzieliło odpowiedzi na pytanie dotyczące sposobu/miejsca przechowywania nagrań.
Szczegółowe analizy odpowiedzi rektorów wskazują, że nie ma jednolitego sposobu przechowywania nagrań. Najwięcej respondentów, bo aż 14 rektorów (42,42%) wskazało, że przechowuje nagrania w postaci plików w komputerze. Na przechowywanie nagrań na platformie MsTeams, przy pomocy których organizowane są posiedzenia w postaci zdalnej, wskazało 5 rektorów (15,15%). Czterech rektorów (12,12%) w odpowiedzi wpisało formę elektroniczną, bez konkretnego wskazania, gdzie nagrania są przechowywane.
W innych odpowiedziach na to pytanie rektorzy podają następujące sposoby przechowywania nagrań : płyty cd/dvd, platforma blackboard, dysk Google, dysk sieciowy, serwery uczelni, biuro rektora, dyktafon i szafa.
ANALIZA ODPOWIEDZI DYREKTORÓW INSTYTUTÓW
Wśród 60 dyrektorów, którzy odpowiedzieli na wniosek dotyczący sporządzania nagrań z posiedzeń organów, 43 dyrektorów (71,66%) odpowiedziało, że w jednostkach przez nich zarządzanych nagrania są sporządzane w tym:
- 25 dyrektorów (58,14%)[4] wskazało sposób/miejsce przechowywania nagrań,
- 18 dyrektorów (41,86%)[5] nie udzieliło odpowiedzi na pytanie dotyczące sposobu/miejsca przechowywania nagrań.
Szczegółowa analiza odpowiedzi dyrektorów wskazuje, że podobnie jak w przypadku uczelni, instytuty przechowują nagrania na komputerach/dyskach komputerowych. Taką odpowiedź wskazało 11 dyrektorów (44,00%). Trzech dyrektorów wskazało, że nagrania przechowywane są na serwerach, płytach CD oraz na nośnikach elektronicznych (bez wskazania konkretnego nośnika). Pozostałe odpowiedzi, to między innymi: pliki audio, MP3, MP4, dysk sieciowy, dyktafon.
2.5. Akty prawne dotyczące przechowywania nagrań z posiedzeń organów
Ostatnie, czwarte pytanie przedstawione we wniosku dotyczyło aktów prawnych regulujących przechowywanie nagrań w danej uczelni lub instytucie naukowym lub instytucie PAN.
ANALIZA ODPOWIEDZI REKTORÓW
Istnienie regulacji dotyczących zasad nagrywania i przechowywania nagrań z posiedzeń organu, spośród 56 uczelni, w których posiedzenia są nagrywane, wprowadziło jedynie 24 rektorów (42,86%). Natomiast 32 rektorów (57,14%) nie wprowadziło regulacji w tym zakresie.
Odpowiadając na to pytanie, rektorzy najczęściej powoływali się na następujące przepisy wewnątrzuczelniane: statuty uczelni, regulaminy Senatu/Rad Naukowych, zarządzenia rektora i inne wewnętrzne dokumenty.
ANALIZA ODPOWIEDZI DYREKTORÓW INSTYTUTÓW
Istnienie regulacji dotyczących zasad nagrywania i przechowywania nagrań z posiedzeń organu wprowadziło jedynie 8 dyrektorów (18,60%). Natomiast
aż 35 dyrektorów (81,40%), mimo że nagrania są w ich instytucjach sporządzane, np. na potrzeby zatwierdzenia protokołu, podało, że traktowane są one jako dokument pomocniczy, zatem nie wprowadzono tam żadnych uregulowań prawnych dotyczących nagrywania obrad organu.
2.6. Dobre praktyki dotyczące nagrań
Mimo braku regulacji w zakresie sporządzania i przechowania nagrań w większości uczelni, warto zwrócić uwagę na dobre praktyki wskazane przez rektorów i dyrektorów instytutów badawczych i instytutów PAN, szczególnie w tych jednostkach, w których nagrania są dołączane do akt z posiedzenia habilitacyjnego i wraz z całą dokumentacją posiadają kategorię archiwalną „A”.
Kategoria akt „A” oznacza, że nagranie „przechowuje się w archiwum zakładowym przez 25 lat, a następnie przekazuje się ją do właściwego archiwum państwowego. Po przejęciu przez archiwum państwowe dokumentacja jest opracowywana, tj. sporządzany jest dla niej wstęp do inwentarza, inwentarz oraz pomoce naukowe. Następnie dokumentację przechowuje się wieczyście, na bieżąco konserwuje oraz udostępnia zainteresowanym[6]”.
Bardzo dobre wzorce zostały wprowadzone między innymi na Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach i Akademii Muzycznej im. Stanisława Moniuszki w Gdańsku, w których posiedzenia Senatu są nagrywane, a nagrania są przechowywane zgodnie z kategorią archiwalną „A”.
W Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach, Akademii Sztuk Pięknych
im. E. Gepperta we Wrocławiu i Uniwersytecie Rzeszowskim nagrania stanowią część dokumentacji papierowej i są przechowywane w archiwum uczelni.
Natomiast na Uniwersytecie Rolniczym im. H. Kołłątaja w Krakowie nagrania przechowywane są w Biurze Rektora przez okres nie krótszy niż 3 lata, licząc od daty posiedzenia.
Dobre praktyki w zakresie przechowywania nagrań przedstawili Dyrektorzy: Instytutu Chemii Organicznej Polskiej Akademii Nauk, Instytutu „Pomnik Centrum Zdrowia Dziecka”, Instytutu Fizyki Polskiej Akademii Nauk, Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie, w których to instytucjach nagrania przechowywane są bezterminowo, głównie na serwerach, komputerach lub płytach CD.
Równie długi czas przechowywania nagrań wskazał Dyrektor Instytutu „Centrum Zdrowia Matki Polki”, który podaje, że nagrania są dołączane do dokumentacji habilitacyjnej i są przechowywane na płytach CD przez 20 lat.
Dyrektor Instytutu Immunologii i Terapii Doświadczalnej im. Ludwika Hirszfelda Polskiej Akademii Nauk wskazuje, że nagrania Rady Instytutu są przechowywane przez co najmniej 15 lat na twardym dysku wraz z kopią zapasową.
Dyrektor Instytutu Medycyny Wsi im. Witolda Chodźki podaje, że nagrania z posiedzeń Rady Naukowej Instytutu przechowywane są w formie cyfrowej przez 10 lat.
Nieco krótszy okres przechowywania nagrań, bo przez 4 lata (czas trwania kadencji Rady Naukowej), wskazali Dyrektorzy Narodowego Instytutu Kardiologii Stefana Kardynała Wyszyńskiego i Instytutu Matki i Dziecka.
Dyrektorzy 5 jednostek: Instytutu Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, Państwowego Instytutu Geologicznego, Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa, Instytutu Niskich Temperatur i Badań Strukturalnych im. Włodzimierza Trzebiatowskiego Polskiej Akademii Nauk, Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk podali informację o przechowywaniu nagrań na płycie CD dołączonej do protokołu, jednak bez podania konkretnego czasu ich przechowywania.
Warto zwrócić uwagę na odpowiedź Dyrektora Instytutu Technicznego Wojsk Lądowych, w której zgodnie z KPA „zapis z posiedzenia zdalnego w formacie MP4 przechowywany będzie do końca bieżącej kadencji RN plus okres odwoławczy, zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego”. Podobnie Dyrektor Instytutu Historii im. Tadeusza Manteuffla PAN wskazuje, że nagrania są przechowywane na zaszyfrowanym komputerze do czasu zakończenia postępowania i ewentualnych odwołań w przypadku odmowy nadania stopnia.
--------------------
[1] https://polon.nauka.gov.pl/opi/aa/ck/stnauk/upr?execution=e1s1 [dostęp 01.03.2022 r.].
[2] Jako 100% przyjęto 56 uczelni, w których sporządzane są nagrania.
[3] Jw.
[4] Jako 100% przyjęto 43 instytuty, w których sporządzane są nagrania.
[5] Jw.
[6] http://www.archivia.com.pl/artykuly/dokumentacja-kategorii-a.htm [dostęp 14.03.2022 r.].
